SWAKELOLA





Swakelola adalan Pengadaan Barang/Jasa dimana pekerjaannya direncanakan, dikerjakan, dan/atau diawasi sendiri oleh K/L/D/I sebagai penanggung jawab anggaran, instansi pemerintah lain dan/atau kelompok masyarakat.

Organisasi pengadaan barang/jasa untuk pengadaan melalui Swakelola terdiri atas :
PA/KPA
PPK
ULP/Pejabat Pengadaan/Tim Pengadaan; dan
Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan
Kelompok Masyarakat Pelaksana Swakelola, Kepala ULP/anggota Kelompok Kerja ULP/Pejabat Pengadaan dapat berasal dari bukan Pegawai Negeri.

ULP/Pejabat pengadaan digunakan untuk pengadaan barang/jasa melalui Swakelola oleh K/L/D/I sebagai penanggung jawab anggaran dan instansi pemerintah lain. sedangkan tim pengadaan digunakan untuk pengadaan barang/jasa melalui Swakelola oleh kelompok masyarakat.

Anggota Panitia/Pejabat Penerima hasil Pekerjaan pada Institusi lain Pengguna APBN/APBD atau kelompok masyarakat pelaksana swakelola dapat berasal dari bukan pegawai negeri.

Pekerjaan yang dapat dilakukan dengan Swakelola meliputi :

Pekerjaan yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dan/atau memanfaatkan kemampuan teknis sumber daya manusia, serta sesuai dengan tugas dan fungsi K/L/D/I;
Pekerjaan yang operasi dan pemeliharaannya memerlukan partisipasi langsung masyarakat setempat atau dikelola oleh K/L/D/I;
Pekerjaan yang dilihat dari segi besaran, sifat, lokasi atau pembiayaannya tidak diminati oleh penyedia barang/jasa;
Pekerjaan yang secara rinci/detail tidak dapat dihitung/ditentukan terlebih dahulu, sehingga apabila dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa akan menimbulkan ketidakpastian dan risiko yang besar;
Penyelenggaraan diklat, kursus, penataran, seminar, lokakarya atau penyuluhan;
Pekerjaan untuk proyek percontohan (pilot project) dan survei yang bersifat khusus untuk pengembangan teknologi/metode kerja yang belum dapat dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa;
Pekerjaan survei, pemrosesan data, perumusan kebijakan pemerintah, pengujian di laboratorium, dan pengembangan sistem tertentu;
Pekerjaan yang bersifat rahasia bagi K/L/D/I yang bersangkutan;
Pekerjaan industri kreatif, inovatif, dan budaya dalam negeri
Penelitian dan pengembangan dalam negeri; dan/atau
Pekerjaan pengembangan industri pertahanan, industri alutsista, dan industri almatsus dalam negeri.
PA/KPA menetapkan cara pelaksanaan pengadaan barang/jasa baik melalui Swakelola maupun penyedia barang/jasa yang sesuai dengan sifat dan ruang lingkup pekerjaan.

Dalam hal Swakelola, salah satu kebijakan yang ditetapkan oleh PA/KPA adalah mengalokasikan anggaran yang akan dilaksanakan oleh kelompok masyarakat pelaksana Swakelola.

Prosedur Swakelola meliputi kegiatan :
Perencanaan
Pelaksanaan
Pengawasan
Penyerahan
Pelaporan
Pertanggungjawaban pekerjaan.

Pengadaan melalui Swakelola dapat dilakukan oleh :
K/L/D/I Penanggung Jawab Anggaran;
Instansi pemerintah lain pelaksana swakelola;
Kelompok Masyarakat Pelaksana Swakelola

Yang dimaksud dengan kelompok masyarakat pelaksana Swakelola adalah kelompok masyarakat yang melaksanakan pengadaan barang/jasa dengan dukungan biaya dari APBN/APBD, antara lain komite sekolah, kelompok tani, perguruan tinggi, dan lembaga penelitian.

Kontrak antara PPK pada K/L/D/I penanggung jawab anggaran dengan kelompok masyarakat pelaksana Swakelola dapat didahului dengan Nota Kesepahaman antara K/L/D/I penanggung jawab anggaran dengan kelompok masyarakat pelaksana swakelola.

PA/KPA menetapkan jenis pekerjaan serta pihak yang akan melaksanakan pengadaan barang/jasa secara Swakelola

Instansi pemerintah lain yang dapat melaksanakan Swakelola dapat bersifat swadana maupun non-swadana.

PELAKSANAAN SWAKELOLA OLEH INSTANSI PEMERINTAH LAIN PELAKSANA SWAKELOLA
PERENCANAAN
Sebelum pekerjaan dilaksanakan, dilakukan persiapan-persiapan sebagai berikut:
a. K/L/D/I menyusun daftar kebutuhan dan kegiatan yang akan dilaksanakan dengan cara Swakelola;
b. PA/KPA menawarkan secara tertulis kegiatan Swakelola kepada instansi pemerintah lain yang diyakini mampu dengan melampirkan KAK, jadwal pelaksanaan dan rincian anggaran biaya;
c. penyampaian KAK dan RAB dimaksud dapat dilakukan sebelum tahun anggaran dimulai jika RAB dimaksud akan dituangkan ke dalam dokumen anggaran;
d. instansi pemerintah lain tersebut mempelajari KAK, jadwal pelaksanaan dan rincian anggaran biaya;
e. apabila PA/KPA dan pihak instansi pemerintah lain tersebut sepakat, dapat dibuat naskah kerja sama atau Nota Kesepahaman mengenai pelaksanaan pekerjaan Swakelola;
f. PPK mengadakan Kontrak dengan Pelaksana Swakelola pada Instansi Pemerintah lain Pelaksana Swakelola, berdasarkan Nota Kesepahaman;
g. Kontrak Swakelola paling kurang berisi:
1) Para pihak;
2) Pokok pekerjaan yang diswakelolakan;
3) Nilai pekerjaan yang diswakelolakan;
4) Jangka waktu pelaksanaan; dan
5) Hak dan kewajiban para pihak.
h. Pembentukan Tim Swakelola dengan ketentuan:
1) Tim Swakelola dapat terdiri dari Tim Perencana, Tim Pelaksana dan Tim Pengawas;
2) Tim Perencana dan Tim Pengawas yang berasal dari instansi Penanggungjawab Anggaran dan Instansi Pemerintah lain Pelaksana Swakelola, diangkat oleh PPK sesuai dengan struktur organisasi Swakelola;
3) Tim Pelaksana diangkat oleh Instansi Pemerintah lain Pelaksana Swakelola;
4) Tugas dan tanggung jawab masing-masing Tim Swakelola adalah sebagai berikut:
a) Tim Perencana mempunyai tugas dan bertanggung jawab dalamm menyusun KAK, membuat gambar rencana kerja dan/atau spesifikasi teknis;
b) Tim Pelaksana mempunyai tugas dan bertanggung jawab dalam melaksanakan pekerjaan sesuai yang direncanakan, membuat gambar pelaksanaan serta membuat laporan pelaksanaan pekerjaan; dan
c) Tim Pengawas mempunyai tugas dan bertanggung jawab dalam melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan dan pelaporan, baik fisik maupun administrasi pekerjaan Swakelola.
i. Penyusunan KAK
KAK memuat:
1) uraian kegiatan yang akan dilaksanakan meliputi latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran serta sumber pendanaan;
2) waktu pelaksanaan pekerjaan yang diperlukan;
3) keperluan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan secara rinci yang dijabarkan dalam rencana kerja bulanan, rencana kerja mingguan, dan rencana kerja harian;
4) rincian biaya pekerjaan yang dijabarkan dalam rencana biaya bulanan dan biaya mingguan;
5) produk yang dihasilkan; dan
6) gambar rencana kerja dan spesifikasi teknis (apabila diperlukan).


j. Jadwal Rencana Pelaksanaan Pekerjaan
1) Tim Perencana membuat jadwal rencana pelaksanaan pekerjaan berdasarkan kebutuhan waktu pelaksanaan pekerjaan dalam KAK, termasuk jadwal pengadaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan yang diperlukan.
2) Jadwal pelaksanaan pekerjaan adalah waktu dimulainya pelaksanaan pekerjaan hingga berakhirnya pelaksanaan pekerjaan.
3) Pembuatan jadwal rencana pelaksanaan pekerjaaan disusun dengan mempertimbangkan waktu yang cukup bagi pelaksanaan/penyelesaian pekerjaan.

k. Rincian Biaya Pekerjaan
Tim Perencana membuat rincian biaya pekerjaan dengan tidak melampaui pagu anggaran yang telah ditetapkan dalam dokumen anggaran dan dituangkan dalam RAB, meliputi:
1) gaji tenaga ahli perseorangan, upah tenaga kerja dan honor Tim Swakelola;
2) pengadaan bahan;
3) pengadaan dan penggunaan peralatan/suku cadang; dan
4) proses pengadaan dan pengeluaran lainnya yang dibutuhkan.

l. Gambar Rencana Kerja dan Spesifikasi Teknis
1) Gambar rencana kerja memuat lay-out, denah, potongan memanjang dan potongan melintang.
2) Spesifikasi teknis disusun mengikuti pedoman/standar yang sesuai dengan yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan

m. Rencana Pengadaan dan Kebutuhan Tenaga Kerja.
1) Dalam hal diperlukan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan tertentu, dapat dilakukan Kontrak/sewa tersendiri dengan Penyedia. Sebelum dilakukan Kontrak/ sewa, proses pengadaannya dilaksanakan sesuai dengan yang ditentukan dalam Dokumen Pengadaan.
2) Jumlah tenaga ahli perseorangan tidak boleh melebihi 50% (lima puluh perseratus) dari jumlah keseluruhan pegawai K/L/D/I yang terlibat dalam kegiatan Swakelola.
3) Penyusunan jadwal rencana pengadaan dilaksanakan dengan dengan memperhatikan batas akhir tahun anggaran/batas akhir efektifnya anggaran.
4) Swakelola tertentu dapat dilaksanakan melebihi 1 (satu) tahun anggaran.
5) Rencana pengadaan harus mempertimbangkan syarat teknis dan metode pelaksanaan pekerjaan yang tercantum dalam Dokumen Pengadaan.
6) Rencana kebutuhan tenaga kerja harian disusun berdasarkan rencana pelaksanaan pekerjaan.

n. Pembentukan Panitia/Pejabat Pengadaan Bila Kelompok Kerja ULP pada Instansi Pemerintah lain Pelaksana Swakelola belum dibentuk, Panitia/Pejabat Pengadaan dari unsur instansi Penanggung jawab Anggaran dan Instansi Pemerintah lain Pelaksana Swakelola, diangkat oleh PA/KPA untuk melakukan Pengadaan Barang/Jasa yang dibutuhkan dalam pelaksanaan Swakelola.

o. Rencana Swakelola
K/L/D/I mengumumkan pekerjaan Swakelola melalui website dan papan pengumuman resmi untuk penerangan umum yang dapat diakses masyarakat umum.

2. PELAKSANAAN
a. Pelaksanaan Rencana Kerja
Tim Pelaksana Swakelola melaksanakan pekerjaan yang telah disusun perencanaannya, yaitu :
Melakukan kaji ulang dan pengukuran pada lokasi pekerjaan berdasarkan gambar rencana kerja
Mengkaji ulang jadwal pelaksanaan kerja serta jadwal kebutuhan bahan, jasa lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan
Mengajukan kebutuhan bahan, jasa lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan kepada PPK untuk di proses oleh Tim Pengadaan dari kelompok masyarakat pelaksana Swakelola (bila ada)
Mendatangkan dan mengatur tenaga kerja/tenaga ahli perseorangan untuk melaksanakan kegiatan/pekerjaan sesuai dengan jadwal pelaksanaan
Menyusun laporan tentang penerimaan dan penggunaan bahan, jasa lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan;dan
Menyusun laporan kemajuan pekerjaan (realisasi fisik dan keuangan)
Laporan bulanan dibuat berdasarkan laporan mingguan
Dokumentasi pekerjaan meliputi administrasi dan foto pelaksanaan pekerjaan. foto dari arah yang sama diambil pada saat sebelum, sedang, dan sesudah diselesaikannya pekerjaan.
b. Pelaporan Realisasi Pekerjaan
Pelaporan realisasi pekerjaan dibuat oleh Tim Pelaksana dan dilaporkan kepada PPK yang berisi antara lain :
Struktur organisasi pekerjaan Swakelola yang terdiri dari pembagian tugas, pendelegasian wewenang dan tanggungjawab serta pengoordinasian pelaksanaan pekerjaan
Persiapan pekerjaan Swakelola yang meliputi kesesuaian gambar pelaksanaan dengan gambar rencana kerja, serta kebutuhan bahan, jasa lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan;
Pelaksanaan pekerjaan Swakelola yang meliputi kesesuaian jadwal pelaksanaan pekerjaan terhadap jadwal rencana pelaksanaan pekerjaan, penyerapan keuangan, penyerahan pekerjaan sampai dengan selesai 100 % (sasaran ahkhir pekerjaan telah tercapai) dan foto-foto dokumentasi; dan
Penggunaan bahan, jasa lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan.
c. Penyerahan Hasil Pekerjaan
Setelah pelaksanaan pekerjaan Swakelola selesai 100 % (sasaran akhir pekerjaan telah tercapai), Ketua Tim Pelaksana menyerahkan pekerjaan kepada PPK.
PPK menyerahkan pekerjaan dan laporan pekerjaan selesai kepada PA/KPA melalui Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan.
Setelah dilakukan penyerahan pekerjaan, dilanjutkan dengan proses penyerahan aset sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
3. PENGAWASAN
a. Pengawasan
Pengawasan pekerjaan Swakelola dilakukan oleh Tim Pengawas untuk mengawasi pekerjaan mulai dari persiapan sampai akhir pelaksanaan pekerjaan Swakelola meliputi :
Pengawasan administrasi yang dilakukan terhadap dokumentasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
Pengawasan teknis terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan untuk mengetahui realisasi fisik pekerjaan lapangan, meliputi :
pengawasan terhadap bahan meliputi pengadaan, pemakaian dan sisa bahan
pengawasan terhadap penggunaan peralatan/suku cadang untuk menghindari tumpang tindih pemakaian dilapangan; dan
pengawasan terhadap penggunaan tenaga kerja/ahli agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan yang direncanakan
3. Pengawasan keuangan yang mencakup cara pembayaran, serta efisiensi dan efektifitas penggunaan keuangan;
4. apabila dari hasil pengawasan ditemukan penyimpangan, PPK harus segera mengambil tindakan.

b. Evaluasi
Tim Pengawas melakukan evaluasi setiap minggu terhadap pelaksanaan pekerjaan, yang meliputi :
Pengadaan dan penggunaan bahan
Pengadaan dan penggunaan tenaga kerja/ahli
Pengadaan dan penggunaan peralatan/suku cadang
realisasi keuangan dan biaya yang diperlukan
pelaksanaan fisik dan/atau
hasil kerja setiap jenis pekerjaan
2. Dari hasil evaluasi tersebut, tim pengawas memberikan masukan dan rekomendasi untuk memperbaiki dan meningkatkan pelaksanaan pekerjaan Swakelola selanjutnya.

Comments